Lidando com prazos estourados

Entrada de ano, período de fechamentos, consolidações e planejamento. Mas é também nessa época que os cronogramas são negociados, repaginados e ajustados.

Conhecemos muito bem o peso que os prazos, sempre apertados e distantes da realidade, representam para uma rotina empresarial. Dez entre dez empresárias convivem com o seu rigor e invariavelmente precisam negociar novas datas, novas condições e isso nem sempre é resolvido sem desgastes, ruídos e descontentamentos.

Lidar com as expectativas alheias não é fácil, mas lidar com as expectativas que nós mesmos em algum momento assumimos como compromisso é duplamente mais complicado.

Mas eventualmente e em muitas situações, na vida empresarial como ela é (grande Nelson Rodrigues), os prazos precisam adquirir alguma elasticidade. A questão é como tratar disso, minimizando os desgastes.

Vamos lá:

1. Antes de tudo, as justificativas precisam ser plausíveis e apresentadas com consistência e solidez de argumentos. Jamais um adiamento pode ser fruto de descuido, descaso, falta de organização ou de planejamento. Os motivos devem ser fortes e verdadeiros.

2. Faça vigorar na sua empresa uma cultura de rigoroso cumprimento de prazos. Isso é fundamental, pois quando necessitar solicitar um adiamento, será provavelmente entendido. Tenha crédito.

3. Qualquer projeto deve contar com um bom, detalhado e explicitado planejamento. Esse instrumento poderá ao mesmo tempo fornecer os melhores argumentos na hora de se conquistar uma elasticidade nos prazos. Ele é a prova do seu cuidado com o atendimento das expectativas assumidas e o seu compartilhamento possibilita maior compreensão da parte momentaneamente frustrada.

4. Trabalhe sempre com prazos realistas. Isso é fundamental e deve ser defendido. Quando decidir ceder a uma expectativa mais agressiva deixe claro a sua posição sobre as datas mais adequadas.

5. Ao propor um novo cronograma, seja cuidadosa nos detalhes da nova programação. Isso garantirá a sensação de segurança que o seu cliente precisa sentir na hora que souber o plano furou.

7. Seja organizada e exija isso da sua clientela. Além do propiciar uma operação mais ajustada e rentável, ajudará muito no momento de uma eventual reprogramação.

8. Saiba lidar com o stress da parte atingida pelo seu não cumprimento. Entenda que ela certamente necessitará, a partir de agora, adotar o mesmo expediente que você, porém, diante dos clientes ela.

Por fim, não se esqueça, todo furo de cronograma traz consigo uma lição. Tire o máximo de aprendizado disso e siga em frente.

Boa sorte, e até o próximo, com os meus melhores votos de um 2012 repleto de saúde e realizações